Wydatki na paliwo to jedna z największych pozycji w budżecie przedsiębiorstw, szczególnie dla tych, które prowadzą działalność transportową. Koszty te mogą być bardzo zróżnicowane, w zależności od liczby i rodzaju używanych pojazdów, a także ceny paliw na stacjach. Wszystko to sprawia, że przegląd wydatków jest niezwykle ważny, a jednym z narzędzi, które może pomóc w tym procesie, są karty paliwowe dla firm.
Karta paliwowa dla firm – zalety
- Ograniczenie kosztów – dzięki karcie paliwowej można dokładnie monitorować, ile paliwa jest tankowane i jakie są koszty z tym związane.
- Usprawnienie procesów – za sprawą karty paliwowej można uniknąć zbędnych procedur związanych z rozliczeniem kosztów tankowania, takich jak zbieranie rachunków lub zwrot gotówki.
- Bezpieczeństwo – karta paliwowa dla firm pozwala na ścisłą kontrolę, co zmniejsza ryzyko nieuprawnionych wydatków lub kradzieży paliwa.
- Personalizacja – karta paliwowa może być przypisana do konkretnego pojazdu lub kierowcy.
- Integracja z systemami – karty paliwowe można zintegrować z systemami zarządzania flotą, co umożliwia dokładne monitorowanie zużycia paliwa i kosztów związanych z eksploatacją pojazdów.
- Rabaty i premie – niektóre karty paliwowe oferują programy rabatowe lub premiowe, które umożliwiają jeszcze większe oszczędności dla przedsiębiorstwa.
Jak działa system kart paliwowych?
Karty paliwowe dla firm są przypisywane do konkretnych pojazdów lub kierowców. Każda karta posiada unikalny numer identyfikacyjny, który umożliwia dokonywanie transakcji na stacjach paliw. W momencie tankowania kierowca przedstawia kartę paliwową na stacji paliw, a następnie wprowadza swoje dane identyfikacyjne, takie jak kod służbowy lub PIN. Po dokonaniu transakcji dane są przesyłane do systemu kart paliwowych, który umożliwia kontrolę.
Kontrola wydatków na paliwo – wdrożenie systemu kart paliwowych
Wdrożenie systemu kart paliwowych jest stosunkowo proste i wymaga jedynie wyboru odpowiedniego dostawcy. Warto jednak pamiętać, że to nie tylko narzędzie, ale także proces zmiany kultury korporacyjnej. Dlatego też przedsiębiorstwa, które chcą wprowadzić karty paliwowe, powinny zwrócić uwagę na szkolenia dla kierowców, a także na wypracowanie nowych procedur dotyczących kontroli wydatków.
